Office 365 ¿Y por que no?

En Office 2016 for Mac mencionábamos brevemente que Microsoft había cambiado el modo de licenciamiento del paquete office por un modelo pago por uso y es que reconozcamoslo son muchas las empresas que cuando escuchan Auditoria de Microsoft comienzan a temblar y ni que decir tiene cual sería la reacción de un usuario doméstico, parece que le escuece menos al bolsillo que se vaya vaciando poco a poco que de golpe y ese es el nuevo modelo implementado en Office 365.

¿Que ofrece Office 365 al usuario doméstico?

No son pocas las ventajas que ofrece Office 365 a los usuarios, tal vez para un usuario no sea significativo o cuantitativo el disponer de un producto licenciado, pero en realidad si que lo es por la facilidad que ello conlleva a la hora de instalar el paquete ofimático en los distintos terminales, no solo extendemos la oficina a casi cualquier dispositivo móvil sino que viene acompañado de suculentas

Si quieres saber más accede al enlace que hay debajo de la imagen.

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¿Que ofrece Office 365 a las empresas?

Es larga la experiencia con la que cuento en este sentido y siempre ha sido un auténtico jaleo tener contabilizas y actualizadas las licencias (no solo las de Office), con esta plataforma tendremos inventariadas todas las licencias sabiendo en cada momento quien dispone de un software u otro.

Si quieres saber un poco más accede al enlace que hay debajo de la imagen.

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Dado que el uso doméstico no conlleva mayor complejidad entraremos en mayor detalle en el uso empresarial de Office 365. Analizaremos desde dos puntos de vista, la pequeña y media empresa y por otro lado el de la gran empresa. Si bien la comparativa económica versus otros proveedores que nos proporcionan herramientas similares como Google Apps, es un factor importante a tener en cuenta, si realizamos un profundo análisis nos daremos cuenta que la diferencia la marcan otros factores como el know how de las herramientas por parte de los empleados, capacidad de almacenamiento y funcionabilidades extra.

Pequeña y Mediana Empresa

Office 365 para una pequeña y mediana empresa es disponer de conectividad asíncrona (correo electrónico) y a la vez dotar de almacenamiento en la nube para poder almacenar todo tipo de documentos, incluidos los que generemos con Office, y todo ello sin tener la necesidad de contar con un experto en administración de sistemas. Pongamos un ejemplo.

Chuches Paco cuenta con 10 empleados y quiere expandir el negocio y darse a conocer por medio de una página web ha diseñado el mismo, Paco quiere crear varias cuentas de correo con su propio dominio para poder recibir pedidos, y de este modo contactar con sus clientes y proveedores. El proveedor de servicios donde se encuentra alojada su página web le oferta por 5€ mensuales 5 buzones de correo con su dominio, que bien!, con esto cubro mis necesidades exclama Paco, pero pocos días después cae en sus manos un artículo acerca de Office 365 y se da cuenta de que por pocos euros más también podrá dotar a Cuches Paco de almacenamiento en la nube para todos sus empleados y se evitará tener que hacer copias de seguridad de la información importante de la empresa  y todo esto en tan solo 30 mín. y unos cuantos clicks de ratón en el portal de administración.

Seamos realistas la mayoría de los empleados de nuestra empresa estarán familiarizados en Office y aunque Google Docs o Google Sheets se asemejan a Word y Excel de Office, por el momento no cuentan con la misma potencia. En el tiempo que los empleados se adaptan a su uso, será dinero que perderemos.

Gran Empresa

Extrapolemos el caso de Chuches Paco a una gran empresa con unos 500 empleados, actualmente Hierros Julian tiene un OutSourcing de la administración de los Sistemas, los cuales le han realizado una propuesta de mejora en el entorno de Exchange, al tratarse de una versión antigua la cual no esta adaptada a las necesidades actuales de la empresa y el cual se ve mermado por el pobre rendimiento de los servidores, los cuales ya tienen 7 años. Sin duda la inversión que tendrían que realizar en un entorno On Premises sería considerable ya que tan solo en Servidores tendrían que invertir unos 90.000€ en 4 servidores y una cabina de almacenamiento, adicionalmente habría que añadir las nuevas licencias y el coste de proyecto de actualización. Si se adquiriese 400 licencias E3 (licencia completa de usuario) y 25 E1 (buzones para aplicativos), el coste serían unos 95.000€ anuales. Puede parecer que el ahorro no es tan significativo en cuanto a números absolutos pero si manejamos conceptos contables como Opex y Capex nuestro departamento financiero nos apoyará con razones contundentes.

Pero no todo es económico, las licencias E3 nos van a permitir dotar a los empleados de la última versión de Office, y un punto importante ahora que muchas empresas empiezan a manejar conceptos como BYOND, MDM, MAM, con E3 podremos ahorrar coste en dispositivos móviles ya que los empleados podrán utilizar su propio terminal móvil como corporativo, teniendo separada la parte personal de la profesional. La administración de los dispositivos se realizará desde el mismo portal de administración de Office 365, y es que disponemos de un MDM que por el momento realiza tareas sencillas (como borrado remoto, bloqueo e inventario) pero si no tenemos grandes exigencias las cubrirá perfectamente.

¿Cuantos administradores hacen falta para poder mantener un entorno Exchange al día y con correcto funcionamiento para un entorno de 500 empleados?, claramente esto depende de si el entorno en el cual nos encontramos es muy variable, pero pongamos que de media hay una rotación de personal en la compañía de un 10% anual, que es la cifra que se considera optima para una empresa. Mis cálculos, bajo la experiencia es que no debería de ser necesario más de 0,3 FTE de una persona especializada con Exchange, en Office 365 cualquier Administrador de Sistemas o incluso un Técnico podrá ser capaz de gestionar el correo de la empresa.

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En próximos artículos entraremos en profundidad en cada una de las Apps que nos ofrece Office 365, y como no en la administración del mismo.

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